Tri d’emails pour transporteurs et logisticiens

La boîte exploitation d’un transporteur est un cas d’école : des centaines de messages par jour, dont une poignée seulement — enlèvement urgent, POD réclamé, réclamation client — exige une action immédiate.

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Dans votre quotidien

Détection des demandes d’enlèvement urgent et transfert à l’exploitant de secteur en minutes.

Extraction automatique des références (n° de commande, lettre de voiture) vers le TMS, sans recopie.

Réponse automatique aux demandes de POD avec le document joint, sans passer par l’exploitation.

Scénario type

La boîte exploitation d’un commissionnaire de 45 personnes encaisse 350 emails par jour : demandes d’enlèvement, litiges de livraison, préavis de surestaries, documents douaniers, notifications de sous-traitants — le tout mélangé aux échanges internes.

01
L’agent classe chaque message entrant en continu : enlèvement urgent vers l’exploitant du secteur concerné, préavis de surestaries vers le service overseas avec le compte à rebours contractuel en objet.
02
Sur un dossier douane, il extrait le numéro de MRN et la position tarifaire du document joint et les pousse dans le dossier transit correspondant, sans recopie.
03
Les emails de litige déclenchent un accusé de réception immédiat au client et une fiche pré-remplie (référence, date, nature du dommage) dans la file du service concerné.

Ce qui change

Plus aucun préavis de surestaries découvert trois jours trop tard au fond de la boîte : chaque catégorie de message atteint la bonne personne dans les minutes, avec ses références extraites.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→350 emails par jour sur la boîte exploitation, dont environ 60 % sont classables sans jugement humain
→1 minute 30 en moyenne par message pour lire, qualifier et transférer manuellement

Soit environ 210 messages par jour routés automatiquement — de l’ordre de 5 heures de tri quotidien supprimées, et les urgences vraies (surestaries, douane) traitées en minutes plutôt qu’en heures.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

La boîte exploitation reçoit des centaines de messages par jour — enlèvements urgents, POD, réclamations — noyés dans la coordination interne.

→

Les impayés de fret s’accumulent parce que la relance passe après l’exploitation, toujours.

→

Une tournée qui dérape à 5 h du matin ne se voit qu’à l’ouverture du bureau — après les premiers appels clients.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Comment l’agent distingue-t-il l’urgent du reste dans notre flux ?+

Les règles sont calibrées sur votre flux réel pendant une phase de mesure, puis tournent en mode assisté avant de passer en autonome. Les critères d’urgence — expéditeur, formulation, références — sont les vôtres, rendus systématiques.

Nos clients écrivent à la même adresse depuis des années, faut-il changer ?+

Non — l’agent travaille dans la boîte existante. Vos clients ne voient aucune différence, sauf la vitesse de réponse.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.