Tri d’emails pour organismes de formation et CFA
La boîte contact d’un organisme reçoit tout en vrac : candidats, stagiaires en cours, OPCO qui réclament une pièce, réclamations, auditeurs. L’agent trie, répond au récurrent et route le reste — une pièce demandée par un financeur ne reste jamais dix jours sans réponse.
Dans votre quotidien
- 01
Détection des demandes de pièces des financeurs (émargements, certificats, factures) et réponse avec le document joint.
- 02
Routage des candidatures vers le conseiller concerné, avec la formation visée et le financement pressenti déjà extraits.
- 03
Signalement prioritaire des réclamations d’apprenants — un point sensible pour Qualiopi — avec accusé de réception immédiat.
Comment ça marche
- 1
Mesurer avant de trier
On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.
- 2
Tri, extraction, routage
L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.
- 3
Réponse au récurrent
Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.
Résultats types
95 %
des messages classés et routés sans intervention humaine
4 min
entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement
0
demande client perdue dans la masse
Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.
Questions fréquentes
Les réclamations comptent pour Qualiopi — l’agent les trace-t-il ?+
Oui : chaque réclamation détectée reçoit un accusé de réception, est horodatée et consignée dans votre registre de traitement — exactement ce que l’auditeur demande à voir. Le traitement de fond reste chez votre équipe.
Peut-il répondre seul aux demandes de documents ?+
Oui pour les documents standard — attestation, certificat, convention, facture — retrouvés dans vos outils et envoyés au bon format. Un document manquant ou incohérent est signalé au lieu d’être envoyé au hasard.
Et si l’agent classe mal un message important ?+
Les règles sont calibrées sur votre flux réel et démarrent en mode assisté : l’agent propose, votre équipe valide, l’agent apprend. Le tri autonome n’est activé que quand la fiabilité est démontrée — et tout reste consultable, rien n’est supprimé.
Ça fonctionne avec Gmail, Outlook, une boîte partagée ?+
Oui — Gmail, Microsoft 365, IMAP, boîtes partagées et alias. L’agent travaille dans votre messagerie existante, sans changer l’adresse que vos clients connaissent.
C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?
Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.
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