Relance d’impayés pour transporteurs et logisticiens

Dans le transport, les délais de paiement dérapent d’autant plus vite que la relance passe toujours après l’exploitation. L’agent relance chaque facture de fret selon son échéance réelle, avec la référence de commande et le POD joint — le débiteur n’a plus l’excuse du dossier incomplet.

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Dans votre quotidien

Relance à J+3 avec facture, lettre de voiture et preuve de livraison jointes automatiquement.

Détection des donneurs d’ordre qui glissent systématiquement de 30 à 60 jours, signalés avant la prochaine commande.

Escalade au commercial dédié quand un compte dépasse un encours seuil que vous fixez.

Scénario type

Un transporteur régional de 35 tracteurs facture environ 900 expéditions par mois à une centaine de donneurs d’ordre, dont trois affréteurs qui pèsent le quart du chiffre d’affaires. L’encours client dépasse régulièrement deux mois de facturation.

01
À J+2 après échéance, l’agent reconstitue le dossier complet de chaque facture en retard — lettre de voiture, POD signé, bon de commande — et envoie une première relance au service comptable du débiteur, référence par référence.
02
Quand un affréteur laisse glisser plusieurs factures à la fois, l’agent regroupe la relance en un relevé unique daté, au lieu de bombarder le débiteur de dix emails séparés.
03
À la troisième relance sans réponse, il prépare le dossier de mise en demeure (historique, pièces, montants) et le dépose au responsable comptable — qui décide seul de l’envoi.

Ce qui change

La relance cesse d’être la variable d’ajustement des semaines chargées : chaque facture de fret suit sa séquence, et l’exploitation n’est plus interrompue pour reconstituer des dossiers de POD.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→900 factures de fret par mois, dont environ 15 % passent l’échéance sans être payées
→20 minutes par relance manuelle quand il faut retrouver la lettre de voiture et le POD
→une relance systématique à J+2 au lieu d’un traitement par vagues toutes les trois semaines

Soit environ 135 dossiers relancés chaque mois sans intervention humaine — de l’ordre de 45 heures de travail administratif économisées, et des relances qui partent en moyenne quinze jours plus tôt.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

La boîte exploitation reçoit des centaines de messages par jour — enlèvements urgents, POD, réclamations — noyés dans la coordination interne.

→

Les impayés de fret s’accumulent parce que la relance passe après l’exploitation, toujours.

→

Une tournée qui dérape à 5 h du matin ne se voit qu’à l’ouverture du bureau — après les premiers appels clients.

Comment ça marche

Branchement sur votre facturation

L’agent lit votre outil existant — facturier, compta, ERP — sans migration ni double saisie. Il connaît chaque facture, son échéance et son historique.

Relances écrites, pas des modèles

Chaque relance est rédigée pour ce client-là : ton commercial pour un bon payeur en retard d’une semaine, ferme et documenté au troisième rappel. Vous validez la politique une fois, l’agent l’applique.

Escalade et traçabilité

Dossier sensible, litige, gros montant : l’agent passe la main à un humain avec tout le contexte. Chaque action est journalisée, chaque euro recouvré est attribué.

Résultats types

-30 %

de délai moyen d’encaissement, ordre de grandeur constaté

100 %

des factures en retard relancées, sans exception ni oubli

0 h

de temps humain sur les relances de premier niveau

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

L’agent retrouve-t-il seul les POD à joindre aux relances ?+

Oui : il croise la facture avec votre TMS ou votre dossier de POD numérisés et joint la preuve de livraison à la relance. Un dossier incomplet est signalé à votre équipe au lieu d’être relancé à moitié.

Peut-il gérer les échéances spécifiques du transport (LOTI, 30 jours) ?+

Les règles d’échéance sont paramétrées à la mise en service — y compris le délai légal de 30 jours du transport routier — et l’agent adapte le ton de la relance au dépassement constaté.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.