Tri d’emails pour cabinets de recrutement et agences d’intérim

La boîte candidatures d’un cabinet est un entonnoir : des centaines de CV, de relances candidats et de messages clients par jour, dont une poignée — commande urgente, désistement, candidat rare — exige une action immédiate. L’agent trie, extrait et route en continu.

Obtenir mon diagnostic gratuit

Dans votre quotidien

Extraction automatique des CV entrants vers l’ATS — coordonnées, qualification, disponibilité — sans recopie.

Détection des commandes clients et des désistements candidats, transmis au consultant concerné en minutes.

Réponse automatique aux candidatures avec accusé personnalisé et premières questions de qualification.

Scénario type

En saison haute, la boîte candidatures d’une agence encaisse 150 CV et messages par jour — et l’assistante qui les traite ne fait plus que ça, en retard.

01
Dans la nuit de dimanche à lundi, 84 candidatures tombent après le week-end de diffusion : à 8 h, toutes sont dans l’ATS, dédoublonnées, les cinq profils qui matchent des commandes ouvertes signalés en tête.
02
Le désistement envoyé à 6 h 50 pour la mission de 8 h déclenche une alerte immédiate au chargé de compte — pas une découverte à 9 h 30.
03
Les relevés d’heures reçus par mail partent vers la facturation, rapprochés du contrat de mission correspondant.

Ce qui change

Le flux candidatures se traite au fil de l’eau quelle que soit la saison, et l’assistante requalifie des profils au lieu de faire de la saisie.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→150 candidatures et messages par jour en saison
→3 minutes de traitement manuel chacun : ouverture, saisie ATS, accusé de réception

De l’ordre de 7 heures de traitement par jour absorbées (150 × 3 min) — un volume qu’aucune assistante seule ne pouvait tenir, et qui n’impose plus de choisir quels CV ouvrir.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les candidatures arrivent par centaines — les meilleurs profils sont déjà en process ailleurs quand le consultant ouvre enfin la boîte.

→

Les factures de placement et les relevés d’heures intérim se relancent après le sourcing, toujours — et l’encours gonfle.

→

Un no-show ou une fin de mission mal anticipée se découvre par un appel du client, pas par le cabinet.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

L’agent crée-t-il les fiches candidats directement dans notre ATS ?+

Oui, avec détection des doublons : si le candidat existe déjà au vivier, la fiche est mise à jour plutôt que dupliquée, et le consultant qui suit le profil est notifié.

Comment distingue-t-il une commande urgente d’un message ordinaire ?+

Les règles sont calibrées sur votre flux réel pendant une phase de mesure, puis tournent en mode assisté avant de passer en autonome. Les critères — client, formulation, date de démarrage — sont les vôtres, rendus systématiques.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.