Tri d’emails pour négociants et distributeurs B2B

La boîte ADV d’un distributeur mélange tout : commandes, demandes de prix, litiges de réception, relances fournisseurs, AR de commande. L’agent trie en continu, extrait les références vers l’ERP et route chaque message vers la bonne équipe.

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Dans votre quotidien

Détection des commandes entrantes et saisie des lignes dans l’ERP — références, quantités, tarif net — sans recopie.

Litiges de réception (manquants, casse) pré-qualifiés avec références et photos, transmis à l’ADV.

Rapprochement des AR fournisseurs avec les commandes d’achat, écarts de prix ou de délai signalés.

Scénario type

La boîte ADV d’un négoce technique encaisse 250 messages par jour pour quatre gestionnaires — commandes, AR, litiges et publicité fournisseur mélangés.

01
À 8 h 05, la file est propre : soixante commandes pré-saisies dans l’ERP, douze demandes de prix routées aux commerciaux, la publicité archivée.
02
Une commande scannée de travers : l’agent extrait ce qu’il peut, marque les deux lignes illisibles, et la gestionnaire complète en trente secondes au lieu de tout ressaisir.
03
Un client répond « OK pour moi » au vingt-deuxième message d’un fil : la validation est rattachée au devis en attente, qui passe en commande.

Ce qui change

Plus personne ne « fait la boîte » en arrivant. Les gestionnaires démarrent directement sur les exceptions ; la ressaisie disparaît du poste.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→une cinquantaine de commandes par jour à ressaisir, à 8 minutes pièce
→150 messages à trier et router, à 30 secondes pièce

Près de 8 heures quotidiennes rendues à l’ADV — la saisie de commandes à elle seule en représente plus de 6.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les commandes arrivent par email, WhatsApp et téléphone — et se ressaisissent à la main dans le GESCOM, avec les erreurs qui vont avec.

→

L’encours client dérape parce que la relance passe après l’ADV, et le commercial découvre le compte bloqué devant le client.

→

Les ruptures fournisseurs et les reliquats se découvrent à la préparation de commande — trop tard pour proposer une alternative.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

L’agent saisit-il vraiment les commandes dans notre GESCOM ?+

Oui, en mode assisté d’abord : il prépare la commande complète et l’ADV valide en un clic. Quand le taux d’erreur constaté est nul sur vos flux standards, vous décidez de passer en saisie autonome.

Que devient un email illisible ou ambigu ?+

Il part à l’ADV avec ce que l’agent a pu extraire et le point de blocage identifié. L’agent ne devine jamais une référence ou une quantité — l’ambiguïté est escaladée, pas interprétée.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.