Tri d’emails pour cliniques et cabinets médicaux

La boîte d’un secrétariat médical mélange demandes de rendez-vous, questions de patients, comptes rendus, mutuelles et fournisseurs — avec, noyées dedans, des demandes qui touchent au soin. L’agent trie ce flux avec une règle absolue : l’administratif est traité, le médical est transmis, jamais interprété.

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Dans votre quotidien

Routage des demandes de rendez-vous et de report vers le circuit agenda, avec réponse de confirmation.

Transmission des demandes touchant au soin — renouvellements, résultats, questions cliniques — à l’équipe soignante, sans réponse automatique sur le fond.

Tri du flux administratif : mutuelles, fournisseurs, candidatures, chacun vers la bonne personne.

Scénario type

Le secrétariat d’une clinique chirurgicale gère deux boîtes — contact et admissions — soit 150 messages par jour où les dossiers d’admission côtoient les publicités de fournisseurs.

01
Un formulaire d’admission incomplet est détecté à réception : le patient reçoit la liste exacte des pièces manquantes, sans attendre la veille de l’intervention.
02
Une demande de devis de séjour part au bureau des admissions avec le dossier administratif pré-rempli.
03
Un email mentionnant des saignements post-opératoires est transmis en priorité à l’équipe de soins — routé, jamais interprété, jamais répondu sur le fond.

Ce qui change

Les admissions se préparent en amont au lieu de se régulariser le jour J dans le hall, et rien de ce qui touche au soin ne reste dans une boîte générique.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→150 messages par jour répartis sur 3 secrétaires
→environ 1 h 30 de tri quotidien chacune

Plus de 20 heures de classement par semaine restituées à l’accueil et aux dossiers — le tri, lui, tourne en continu, week-ends compris.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Le standard sature de questions pratiques — horaires, documents, préparation — pendant que des patients raccrochent sans rendez-vous.

→

Les no-show laissent des créneaux vides que la liste d’attente aurait remplis, et personne n’a le temps de rappeler.

→

Les rejets de télétransmission et les impayés s’empilent parce que le secrétariat fait déjà deux journées en une.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Que fait l’agent d’un email qui contient des éléments médicaux ?+

Il le route vers l’équipe soignante sans y répondre sur le fond et sans en extraire le contenu clinique vers d’autres outils. Les accès sont minimaux et journalisés, et le circuit est documenté pour votre conformité RGPD.

Peut-il répondre aux demandes de documents administratifs ?+

Oui, dans le cadre validé : factures, attestations de passage, formulaires d’admission. Tout document touchant au dossier médical reste dans le circuit que vos praticiens contrôlent.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.