Tri d’emails pour cliniques et cabinets médicaux
La boîte d’un secrétariat médical mélange demandes de rendez-vous, questions de patients, comptes rendus, mutuelles et fournisseurs — avec, noyées dedans, des demandes qui touchent au soin. L’agent trie ce flux avec une règle absolue : l’administratif est traité, le médical est transmis, jamais interprété.
Dans votre quotidien
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Routage des demandes de rendez-vous et de report vers le circuit agenda, avec réponse de confirmation.
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Transmission des demandes touchant au soin — renouvellements, résultats, questions cliniques — à l’équipe soignante, sans réponse automatique sur le fond.
- 03
Tri du flux administratif : mutuelles, fournisseurs, candidatures, chacun vers la bonne personne.
Comment ça marche
- 1
Mesurer avant de trier
On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.
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Tri, extraction, routage
L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.
- 3
Réponse au récurrent
Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.
Résultats types
95 %
des messages classés et routés sans intervention humaine
4 min
entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement
0
demande client perdue dans la masse
Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.
Questions fréquentes
Que fait l’agent d’un email qui contient des éléments médicaux ?+
Il le route vers l’équipe soignante sans y répondre sur le fond et sans en extraire le contenu clinique vers d’autres outils. Les accès sont minimaux et journalisés, et le circuit est documenté pour votre conformité RGPD.
Peut-il répondre aux demandes de documents administratifs ?+
Oui, dans le cadre validé : factures, attestations de passage, formulaires d’admission. Tout document touchant au dossier médical reste dans le circuit que vos praticiens contrôlent.
Et si l’agent classe mal un message important ?+
Les règles sont calibrées sur votre flux réel et démarrent en mode assisté : l’agent propose, votre équipe valide, l’agent apprend. Le tri autonome n’est activé que quand la fiabilité est démontrée — et tout reste consultable, rien n’est supprimé.
Ça fonctionne avec Gmail, Outlook, une boîte partagée ?+
Oui — Gmail, Microsoft 365, IMAP, boîtes partagées et alias. L’agent travaille dans votre messagerie existante, sans changer l’adresse que vos clients connaissent.
C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?
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