Tri d’emails pour entreprises du BTP et artisans

La boîte d’une entreprise du bâtiment mélange tout : factures fournisseurs, appels d’offres, demandes de devis, urgences de chantier, candidatures. L’agent trie ce flux, extrait les pièces et les échéances, et fait remonter en minutes ce qui bloque un chantier.

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Dans votre quotidien

Détection des urgences chantier — livraison manquante, panne, accès bloqué — transmises au conducteur de travaux concerné.

Routage des factures fournisseurs vers la compta avec le chantier imputé et le bon de livraison rapproché.

Extraction des dossiers de consultation reçus avec la date limite de remise des offres inscrite au bon endroit.

Scénario type

Dans une entreprise tous corps d’état de 20 salariés, la boîte contact@ absorbe 120 messages par jour — et c’est la secrétaire qui décide seule, entre deux appels, de ce qui est urgent.

01
À 7 h, le négoce annonce un retard sur la livraison de plancher : l’alerte part au conducteur concerné avec le chantier identifié, avant le brief du matin.
02
Les relevés d’heures des intérimaires sont extraits et versés dans le tableur de pointage, sans recopie.
03
Une candidature de chef d’équipe remonte à la direction le jour même, au lieu de vieillir sous les newsletters fournisseurs.

Ce qui change

La boîte cesse d’être une loterie : chacun reçoit ce qui l’attend, rien d’autre, et ce qui bloque un chantier ne dort jamais jusqu’au lendemain.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→120 messages par jour
→environ 2 minutes de lecture et de dispatch par message

Cela représente 4 heures de tri théorique par jour — de l’ordre de 20 heures par semaine que personne ne faisait vraiment, désormais absorbées en continu.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les situations de travaux et les DGD se règlent avec des mois de retard, et les retenues de garantie finissent par être oubliées.

→

Le bureau croule sous les emails — factures fournisseurs, appels d’offres, SAV — pendant que tout le monde est sur les chantiers.

→

La marge réelle d’un chantier ne se découvre qu’au décompte final, quand plus rien n’est rattrapable.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

L’agent gère-t-il les pièces jointes lourdes, plans et DCE ?+

Oui : il extrait les pièces, les classe par chantier ou par consultation dans votre arborescence, et signale les dossiers incomplets au lieu de les laisser dormir dans la boîte.

Nous avons plusieurs boîtes — contact, compta, conducteurs — il les couvre toutes ?+

Le périmètre est défini avec vous : l’agent peut couvrir plusieurs boîtes avec des règles propres à chacune, et router les messages arrivés au mauvais endroit.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.