Tri d’emails — Transport & logistique
La boîte exploitation d’un commissionnaire de 45 personnes encaisse 350 emails par jour : demandes d’enlèvement, litiges de livraison, préavis de surestaries, documents douaniers, notifications de sous-traitants — le tout mélangé aux échanges internes.
- L’agent classe chaque message entrant en continu : enlèvement urgent vers l’exploitant du secteur concerné, préavis de surestaries vers le service overseas avec le compte à rebours contractuel en objet.
- Sur un dossier douane, il extrait le numéro de MRN et la position tarifaire du document joint et les pousse dans le dossier transit correspondant, sans recopie.
- Les emails de litige déclenchent un accusé de réception immédiat au client et une fiche pré-remplie (référence, date, nature du dommage) dans la file du service concerné.
Plus aucun préavis de surestaries découvert trois jours trop tard au fond de la boîte : chaque catégorie de message atteint la bonne personne dans les minutes, avec ses références extraites.
Ordre de grandeur
- · 350 emails par jour sur la boîte exploitation, dont environ 60 % sont classables sans jugement humain
- · 1 minute 30 en moyenne par message pour lire, qualifier et transférer manuellement
Soit environ 210 messages par jour routés automatiquement — de l’ordre de 5 heures de tri quotidien supprimées, et les urgences vraies (surestaries, douane) traitées en minutes plutôt qu’en heures.
Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.
Tri d’emails — E-commerce
Une marque qui reçoit 250 messages par jour répartis entre la boîte contact, le SAV et trois messageries marketplace. Chaque matin, une personne y passait sa première heure et demie — en pur aiguillage.
- À l’ouverture, le tri est fait : les messages marketplace à échéance 24 h sont en tête de file, horodatés, avec le temps restant affiché.
- La facture d’un fournisseur arrive en pièce jointe : références et montants extraits, elle est déjà dans le circuit compta quand l’équipe ouvre son poste.
- Une proposition de partenariat influence est reconnue et routée au marketing avec le kit média joint en réponse — sans transiter par le SAV qui n’en veut pas.
Plus personne ne « fait la boîte » : chacun reçoit sa file déjà qualifiée, et les échéances imposées par les plateformes cessent d’être une source de pénalités.
Ordre de grandeur
- · environ 5 000 messages par mois toutes boîtes confondues
- · 30 secondes de lecture et d’aiguillage manuel par message en moyenne
Près de 42 heures de tri par mois qui disparaissent — l’équivalent d’une semaine de travail à temps plein, tous les mois.
Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.
Tri d’emails — Immobilier
120 messages par jour dans la boîte de cette agence type : contacts portails, locataires, artisans, diagnostiqueurs, notaires — et le dégât des eaux urgent attend son tour derrière la newsletter.
- Un devis d’artisan arrive pour un dégât des eaux en cours : rapproché de l’ordre de service et du lot concerné, il est poussé au gestionnaire pour validation — plus de pièce jointe orpheline.
- Un locataire envoie un email qui mélange préavis de départ et contestation de charges : l’agent le découpe en deux dossiers, chacun routé vers le bon circuit avec accusé de réception.
- À 17 h, rien ne reste sans réponse : chaque expéditeur sait que sa demande est prise, par qui, et sous quel délai — même quand la réponse de fond viendra plus tard.
La boîte cesse d’être une loterie où l’urgent attend derrière l’accessoire ; l’équipe ouvre chaque matin un flux déjà trié, référencé et accusé.
Ordre de grandeur
- · 120 messages par jour
- · 1 minute 30 de lecture-classement en moyenne par message
- · 5 jours ouvrés par semaine
Environ 3 heures de tri par jour qui disparaissent — 15 heures hebdomadaires rendues à l’équipe, sans compter les contacts portails et les urgences de gestion qui ne se perdent plus. Ordre de grandeur mesurable dès la phase d’observation de votre flux.
Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.
Tri d’emails — Santé & cliniques
Le secrétariat d’une clinique chirurgicale gère deux boîtes — contact et admissions — soit 150 messages par jour où les dossiers d’admission côtoient les publicités de fournisseurs.
- Un formulaire d’admission incomplet est détecté à réception : le patient reçoit la liste exacte des pièces manquantes, sans attendre la veille de l’intervention.
- Une demande de devis de séjour part au bureau des admissions avec le dossier administratif pré-rempli.
- Un email mentionnant des saignements post-opératoires est transmis en priorité à l’équipe de soins — routé, jamais interprété, jamais répondu sur le fond.
Les admissions se préparent en amont au lieu de se régulariser le jour J dans le hall, et rien de ce qui touche au soin ne reste dans une boîte générique.
Ordre de grandeur
- · 150 messages par jour répartis sur 3 secrétaires
- · environ 1 h 30 de tri quotidien chacune
Plus de 20 heures de classement par semaine restituées à l’accueil et aux dossiers — le tri, lui, tourne en continu, week-ends compris.
Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.
Tri d’emails — Recrutement & intérim
En saison haute, la boîte candidatures d’une agence encaisse 150 CV et messages par jour — et l’assistante qui les traite ne fait plus que ça, en retard.
- Dans la nuit de dimanche à lundi, 84 candidatures tombent après le week-end de diffusion : à 8 h, toutes sont dans l’ATS, dédoublonnées, les cinq profils qui matchent des commandes ouvertes signalés en tête.
- Le désistement envoyé à 6 h 50 pour la mission de 8 h déclenche une alerte immédiate au chargé de compte — pas une découverte à 9 h 30.
- Les relevés d’heures reçus par mail partent vers la facturation, rapprochés du contrat de mission correspondant.
Le flux candidatures se traite au fil de l’eau quelle que soit la saison, et l’assistante requalifie des profils au lieu de faire de la saisie.
Ordre de grandeur
- · 150 candidatures et messages par jour en saison
- · 3 minutes de traitement manuel chacun : ouverture, saisie ATS, accusé de réception
De l’ordre de 7 heures de traitement par jour absorbées (150 × 3 min) — un volume qu’aucune assistante seule ne pouvait tenir, et qui n’impose plus de choisir quels CV ouvrir.
Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.
Tri d’emails — Négoce & distribution
La boîte ADV d’un négoce technique encaisse 250 messages par jour pour quatre gestionnaires — commandes, AR, litiges et publicité fournisseur mélangés.
- À 8 h 05, la file est propre : soixante commandes pré-saisies dans l’ERP, douze demandes de prix routées aux commerciaux, la publicité archivée.
- Une commande scannée de travers : l’agent extrait ce qu’il peut, marque les deux lignes illisibles, et la gestionnaire complète en trente secondes au lieu de tout ressaisir.
- Un client répond « OK pour moi » au vingt-deuxième message d’un fil : la validation est rattachée au devis en attente, qui passe en commande.
Plus personne ne « fait la boîte » en arrivant. Les gestionnaires démarrent directement sur les exceptions ; la ressaisie disparaît du poste.
Ordre de grandeur
- · une cinquantaine de commandes par jour à ressaisir, à 8 minutes pièce
- · 150 messages à trier et router, à 30 secondes pièce
Près de 8 heures quotidiennes rendues à l’ADV — la saisie de commandes à elle seule en représente plus de 6.
Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.