Tri d’emails pour agences marketing et communication
La boîte d’un chef de projet d’agence est un flipper : demandes clients, allers-retours créa, validations de BAT, notifications de plateformes. Les urgences réelles — un client mécontent, un BAT attendu — se noient dans le reste. L’agent trie et fait remonter ce qui engage l’agence.
Dans votre quotidien
- 01
Détection des validations et retours de BAT, avec relance automatique du client dont dépend le rétroplanning.
- 02
Routage des demandes clients vers le bon chef de projet, avec le compte et le livrable concernés identifiés.
- 03
Signalement prioritaire des signaux de mécontentement client, avant que l’agacement ne devienne un préavis de résiliation.
Comment ça marche
- 1
Mesurer avant de trier
On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.
- 2
Tri, extraction, routage
L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.
- 3
Réponse au récurrent
Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.
Résultats types
95 %
des messages classés et routés sans intervention humaine
4 min
entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement
0
demande client perdue dans la masse
Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.
Questions fréquentes
Chaque chef de projet gère sa boîte à sa façon — l’agent s’impose comment ?+
Il ne réorganise pas les boîtes personnelles : il s’installe d’abord sur les boîtes partagées (contact, comptes clients) et propose un tri que chacun peut suivre. L’adhésion vient de l’utilité, pas de la contrainte.
Peut-il relancer un client qui doit valider un BAT ?+
Oui, c’est un cas idéal : relance courtoise à J+2 puis J+5, avec le lien du livrable, et alerte au chef de projet si le silence menace le rétroplanning. La relance administrative n’use plus la relation.
Et si l’agent classe mal un message important ?+
Les règles sont calibrées sur votre flux réel et démarrent en mode assisté : l’agent propose, votre équipe valide, l’agent apprend. Le tri autonome n’est activé que quand la fiabilité est démontrée — et tout reste consultable, rien n’est supprimé.
Ça fonctionne avec Gmail, Outlook, une boîte partagée ?+
Oui — Gmail, Microsoft 365, IMAP, boîtes partagées et alias. L’agent travaille dans votre messagerie existante, sans changer l’adresse que vos clients connaissent.
C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?
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