Tri d’emails pour agences marketing et communication

La boîte d’un chef de projet d’agence est un flipper : demandes clients, allers-retours créa, validations de BAT, notifications de plateformes. Les urgences réelles — un client mécontent, un BAT attendu — se noient dans le reste. L’agent trie et fait remonter ce qui engage l’agence.

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Dans votre quotidien

Détection des validations et retours de BAT, avec relance automatique du client dont dépend le rétroplanning.

Routage des demandes clients vers le bon chef de projet, avec le compte et le livrable concernés identifiés.

Signalement prioritaire des signaux de mécontentement client, avant que l’agacement ne devienne un préavis de résiliation.

Scénario type

Huit boîtes partagées de comptes clés plus la boîte contact : 300 messages par jour, où les validations engageantes cohabitent avec les notifications automatiques des plateformes.

01
Un retour client mêle trois sujets — une remarque créa, une question média, une facture — : le message est découpé et chaque morceau routé vers la bonne personne, avec le fil d’origine lié.
02
Un « OK pour moi » enfoui au douzième message d’un fil est reconnu comme validation du BAT : horodaté, consigné, rétroplanning avancé.
03
Parmi les notifications de plateformes, le rejet d’annonce qui bloque une campagne est distingué des newsletters — l’un remonte en urgence, les autres s’archivent.

Ce qui change

Ce qui engage l’agence — validations, retours, refus de diffusion — remonte dans l’heure, et plus rien de contractuel ne dort dans un fil de conversation.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→environ 6 000 messages par mois sur les boîtes partagées
→25 secondes de lecture et de dispatch manuel par message

Autour de 40 heures de tri mensuel qui disparaissent — et un risque de validation manquée qui tend vers zéro, ce qui vaut souvent plus que les heures.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les premiers jours du mois partent en captures d’écran Meta, Google Ads et GA4 pour des reportings que les clients survolent.

→

Les honoraires se relancent mal quand le débiteur est aussi le client qu’on ne veut pas froisser en pleine campagne.

→

Un budget média qui file ou un tracking cassé se découvre au reporting suivant — après des milliers d’euros dépensés pour rien.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Chaque chef de projet gère sa boîte à sa façon — l’agent s’impose comment ?+

Il ne réorganise pas les boîtes personnelles : il s’installe d’abord sur les boîtes partagées (contact, comptes clients) et propose un tri que chacun peut suivre. L’adhésion vient de l’utilité, pas de la contrainte.

Peut-il relancer un client qui doit valider un BAT ?+

Oui, c’est un cas idéal : relance courtoise à J+2 puis J+5, avec le lien du livrable, et alerte au chef de projet si le silence menace le rétroplanning. La relance administrative n’use plus la relation.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.