Tri d’emails pour structures de services à la personne
La boîte de contact d’une structure SAP mélange arrêts maladie d’intervenants, demandes de familles, prescripteurs — CCAS, hôpitaux, assistantes sociales — et administratif. Une poignée de ces messages exige une action dans l’heure ; ils sont noyés dans le reste.
Dans votre quotidien
- 01
Détection des arrêts et indisponibilités d’intervenants, avec alerte immédiate au responsable de planning concerné.
- 02
Tri des demandes de prise en charge venant des prescripteurs, avec extraction des informations clés (bénéficiaire, besoin, urgence) vers votre outil.
- 03
Réponse automatique aux demandes récurrentes — attestations, duplicatas, horaires d’agence — sans passer par l’accueil.
Comment ça marche
- 1
Mesurer avant de trier
On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.
- 2
Tri, extraction, routage
L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.
- 3
Réponse au récurrent
Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.
Résultats types
95 %
des messages classés et routés sans intervention humaine
4 min
entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement
0
demande client perdue dans la masse
Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.
Questions fréquentes
Comment l’agent reconnaît-il un arrêt maladie dans un email en langage libre ?+
Les intervenants écrivent rarement de façon standardisée — l’agent est justement calibré sur votre flux réel pendant une phase de mesure, puis tourne en mode assisté avant de passer en autonome. Un message ambigu est classé « à vérifier », jamais ignoré.
Les demandes des prescripteurs sont-elles traitées en priorité ?+
Oui, c’est une règle courante : un message identifié comme venant d’un hôpital ou d’un CCAS est signalé au responsable de secteur en minutes, car derrière il y a souvent une sortie d’hospitalisation à couvrir vite.
Et si l’agent classe mal un message important ?+
Les règles sont calibrées sur votre flux réel et démarrent en mode assisté : l’agent propose, votre équipe valide, l’agent apprend. Le tri autonome n’est activé que quand la fiabilité est démontrée — et tout reste consultable, rien n’est supprimé.
Ça fonctionne avec Gmail, Outlook, une boîte partagée ?+
Oui — Gmail, Microsoft 365, IMAP, boîtes partagées et alias. L’agent travaille dans votre messagerie existante, sans changer l’adresse que vos clients connaissent.
C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?
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