Tri d’emails pour courtiers et cabinets d’assurance

La boîte d’un cabinet de courtage mélange déclarations de sinistres, demandes d’attestation, courriers compagnies, avenants et prospection. Une déclaration de sinistre qui dort deux jours dans la masse, c’est un assuré furieux et un délai contractuel qui court.

Obtenir mon diagnostic gratuit

Dans votre quotidien

Détection des déclarations de sinistre entrantes et création du dossier dans l’outil de gestion, avec accusé de réception immédiat à l’assuré.

Réponse automatique aux demandes d’attestation avec le document joint, sur le bon contrat, sans passer par un gestionnaire.

Rattachement des courriers compagnies — quittances, avenants, positions sinistre — au bon contrat et au bon dossier.

Scénario type

La boîte contact@ de ce cabinet type reçoit 150 messages par jour où tout se mélange : déclarations de sinistre, courriers compagnies, demandes d’attestation, résiliations et prospection.

01
Mardi matin, un recommandé électronique de résiliation arrive d’un assuré fidèle : détecté immédiatement, il part chez le gestionnaire avec l’historique du contrat — la contre-proposition part avant que la décision ne durcisse.
02
Un email de mécontentement contient les mots qui comptent : l’agent le reconnaît comme réclamation au sens réglementaire et enclenche le circuit dédié, accusé de réception et délais de traitement compris.
03
Le courrier d’un agent général partenaire contient trois avenants en pièces jointes : chacun est rattaché à son contrat, et l’expéditeur reçoit un seul accusé consolidé.

Ce qui change

Plus rien de sensible ne vieillit dans la masse : résiliations, réclamations et mises en demeure émergent en minutes, et les gestionnaires ouvrent une boîte déjà rangée.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→150 messages par jour
→1 minute 30 de lecture-classement en moyenne par message
→5 jours ouvrés par semaine

Près de 19 heures de tri hebdomadaires rendues aux gestionnaires — l’équivalent d’un mi-temps administratif — avant même de compter les résiliations rattrapées parce que vues à temps. Ordre de grandeur mesuré sur votre flux dès la phase d’observation.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les demandes de devis arrivent à toute heure, et le prospect signe avec le courtier qui répond le premier avec une comparaison de garanties crédible.

→

Les primes impayées glissent vers la mise en demeure et la suspension de garantie — et c’est le courtier qui porte la relation quand l’assuré découvre qu’il n’est plus couvert.

→

Un sinistre sans nouvelles de la compagnie pendant trois semaines, c’est un assuré qui appelle le cabinet — pas la compagnie.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Comment l’agent reconnaît-il un sinistre urgent dans le flux ?+

Les règles sont calibrées sur votre flux réel : vocabulaire de la déclaration, nature du sinistre, garanties concernées. Un dégât des eaux en cours ou un sinistre corporel est signalé au gestionnaire en minutes ; le reste suit le circuit normal avec accusé de réception.

Peut-il traiter les pièces jointes des compagnies, souvent des PDF ?+

Oui : il lit les quittances, avenants et courriers de position, en extrait les références de contrat et de sinistre, et classe au bon endroit. Ce qui ne se rattache pas avec certitude part en file de validation, jamais dans un classement hasardeux.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.