Tri d’emails pour garages et concessions automobiles

La boîte d’un garage mélange demandes de rendez-vous, rapports d’expertise, confirmations de commandes de pièces, relances clients et publicité fournisseurs. Une poignée de ces messages conditionne une restitution du jour ; ils attendent dans la file comme les autres.

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Dans votre quotidien

Détection des rapports et accords d’expertise, rattachés à l’OR concerné et signalés au chef d’atelier.

Extraction des demandes de rendez-vous vers le planning atelier, avec le motif et l’immatriculation déjà renseignés.

Rapprochement des confirmations de commande pièces avec les OR en attente, pour repérer ce qui débloque une restitution.

Scénario type

La boîte après-vente d’une concession avale 120 messages par jour : demandes de rendez-vous, rapports d’expertise, AR de pièces, leads constructeur, newsletters.

01
7 h 55 : les leads après-vente envoyés par le constructeur dans la nuit sont déjà au planning d’appels, historique véhicule retrouvé dans le DMS.
02
« Je vous renvoie les photos demandées », sans référence ni plaque en objet : l’agent lit la plaque sur la photo et rattache la pièce au bon OR.
03
Une réclamation arrive par le formulaire constructeur : classée prioritaire, transmise au directeur avec l’OR et l’historique — la réponse part avant que la note d’enquête ne s’installe.

Ce qui change

L’après-vente ouvre sur une file ordonnée. Les pièces qui bloquent, les leads qui refroidissent et les clients qui s’agacent ne passent plus la nuit sans réponse.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→1 h 30 de tri matin et soir par le réceptionnaire
→une dizaine de messages par jour conditionnent une restitution ou un lead à rappeler

Environ 3 heures quotidiennes rendues à la réception, et un délai de mise en circuit des messages critiques ramené de la demi-journée à quelques minutes.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Le téléphone sonne toute la journée pour connaître l’état d’un véhicule — et chaque réponse oblige à consulter le DMS ou à déranger l’atelier.

→

Les OR restent ouverts à cause d’une pièce en attente ou d’un accord d’expertise qui traîne, et personne n’a le temps de relancer fournisseur ou expert.

→

Les factures des sociétés, flottes et assureurs glissent de semaine en semaine parce que la relance passe après l’atelier.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

L’agent reconnaît-il les emails des experts et des assureurs ?+

Oui : expéditeurs, formats de rapports et références de sinistre sont appris sur votre flux réel pendant la phase de calibrage. Un accord d’expertise qui arrive est rattaché au dossier et signalé en minutes, pas découvert le lendemain.

Nos clients écrivent à la même adresse depuis toujours, faut-il changer ?+

Non — l’agent travaille dans la boîte existante. Vos clients ne voient aucune différence, sauf la vitesse de réponse.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.