Tri d’emails pour PMI et industriels

La boîte ADV d’une PMI reçoit chaque jour des commandes en PDF, des AR fournisseurs, des demandes de délai et des réclamations — et tout finit ressaisi à la main dans la GPAO. L’agent lit chaque message, extrait les données et signale ce qui menace un délai.

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Dans votre quotidien

Extraction des commandes clients — PDF, Excel ou corps de mail — vers la GPAO : références, quantités, délai demandé, sans recopie.

Détection des AR fournisseurs qui décalent une date de livraison, avec alerte à l’approvisionneur si un OF est menacé.

Routage des réclamations qualité au bon service avec le numéro de lot et les pièces jointes déjà rattachés.

Scénario type

La boîte ADV d’une PMI reçoit 150 messages par jour ; deux assistantes y ressaisissent une quarantaine de commandes quotidiennes dans la GPAO, entre deux appels.

01
À 7 h 12, une commande PDF de quatorze lignes arrive : références converties, prix contrôlés contre le tarif en vigueur, proposition de saisie prête à valider quand l’ADV s’installe.
02
Un écart bloque une ligne — tarif obsolète, référence remplacée, minimum de commande non atteint : elle sort du circuit automatique et arrive annotée chez l’assistante.
03
Les demandes de délai reçoivent dans l’heure la date lue dans l’ordonnancement, sans recherche ni ressaisie.

Ce qui change

Les assistantes contrôlent au lieu de recopier, et une commande douteuse n’entre plus jamais telle quelle dans la GPAO.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→une quarantaine de commandes reçues par jour
→4 minutes de ressaisie et de contrôle par commande

De l’ordre de 13 heures de saisie évitées par semaine (40 × 4 min × 5 jours) — l’équivalent d’un tiers de poste ADV redéployé du clavier vers le client.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les ruptures d’approvisionnement se découvrent au lancement de l’OF — et l’ordonnancement se refait à la main dans l’urgence.

→

La boîte ADV mélange commandes PDF, AR fournisseurs, demandes de délai et réclamations qualité — tout est ressaisi, rien n’est priorisé.

→

Les grands comptes exigent EDI, portails fournisseurs et indicateurs de taux de service — et c’est votre équipe qui recopie les données d’un système à l’autre.

Comment ça marche

Mesurer avant de trier

On commence par mesurer le flux réel : qui écrit, sur quel sujet, qu’est-ce qui demande une action. Les règles de tri se construisent sur ces données — pas sur des impressions.

Tri, extraction, routage

L’agent classe chaque message, extrait les données utiles (références, montants, échéances) vers vos outils, et route à la bonne personne. L’urgent est signalé en minutes.

Réponse au récurrent

Accusés de réception, demandes de documents, questions standard : l’agent répond seul dans le cadre validé. Le reste arrive pré-qualifié dans la file de votre équipe.

Résultats types

95 %

des messages classés et routés sans intervention humaine

4 min

entre l’arrivée d’un message urgent et son signalement

demande client perdue dans la masse

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Nos commandes arrivent dans tous les formats, chaque client a le sien — l’agent s’y retrouve ?+

Oui, c’est son terrain : il extrait les données quel que soit le format, et signale à l’ADV tout dossier ambigu ou incomplet au lieu de deviner. Une commande douteuse n’entre jamais seule dans la GPAO.

La saisie dans la GPAO est-elle automatique ou vérifiée ?+

Au démarrage, l’agent propose et votre ADV valide — c’est le mode assisté. Le passage en saisie autonome, ligne par ligne de tarif ou famille de clients, ne se fait que quand la fiabilité est démontrée sur votre flux réel.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.