Reporting automatisé pour cliniques et cabinets médicaux

L’activité d’un cabinet ou d’une clinique est éclatée entre l’agenda, la télétransmission, la compta et parfois plusieurs sites. L’agent rassemble chaque semaine les indicateurs qui comptent — remplissage, no-show, encaissements, rejets — sans manipuler de dossiers médicaux.

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Dans votre quotidien

Brief hebdomadaire : taux de remplissage et de no-show par praticien, par jour et par type de créneau.

Suivi des rejets de télétransmission et des encaissements rapprochés de l’activité.

Vue consolidée multi-sites ou multi-praticiens, avec les rétrocessions préparées pour la compta.

Scénario type

Cinq ophtalmologues, deux sites, des mois d’attente pour un rendez-vous : le cabinet pilote son activité au ressenti d’une salle d’attente pleine, faute de chiffres consolidés.

01
Chaque lundi, le brief croise remplissage par praticien et par site, délais de rendez-vous et no-show de la semaine écoulée.
02
L’agent rapproche encaissements et actes facturés, et signale l’écart inhabituel — celui qui, découvert au trimestre, serait devenu introuvable.
03
Il suit le délai moyen d’obtention d’un rendez-vous, l’indicateur qui décide d’ouvrir des plages supplémentaires ou de recruter.

Ce qui change

Les décisions d’ouverture de plages ou de recrutement s’appuient sur des chiffres hebdomadaires — plus sur l’impression laissée par la salle d’attente.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→consolider agenda, télétransmission et caisse sur 2 sites prend environ 3 heures par semaine
→le rapprochement complet ne se faisait qu’au trimestre

Environ 3 heures hebdomadaires de gestion rendues, et une dérive d’encaissement visible la semaine même au lieu de trois mois plus tard.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Le standard sature de questions pratiques — horaires, documents, préparation — pendant que des patients raccrochent sans rendez-vous.

→

Les no-show laissent des créneaux vides que la liste d’attente aurait remplis, et personne n’a le temps de rappeler.

→

Les rejets de télétransmission et les impayés s’empilent parce que le secrétariat fait déjà deux journées en une.

Comment ça marche

Connexion à vos sources

Compta, CRM, banque, e-commerce, tableurs : l’agent lit vos outils existants, en lecture seule. Vos chiffres restent chez vous.

Mise en perspective automatique

Un chiffre seul ne dit rien. L’agent compare à la veille, à la même période l’an dernier, à votre objectif — et qualifie l’écart : normal, à surveiller, à traiter.

Brief là où vous lisez

Email, WhatsApp, Slack : le brief arrive chaque matin où vous le lisez vraiment. Trois lignes si tout va bien, un développement si quelque chose dérive.

Résultats types

2 min

pour lire le brief du matin, vue d’ensemble comprise

1 j → 0

de temps humain par cycle de reporting

J-30 → J-1

détection d’une dérive : au fil de l’eau, plus à la clôture

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Le reporting expose-t-il des données de patients ?+

Non : les briefs portent sur des volumes et des taux agrégés — créneaux, actes, encaissements — pas sur des dossiers nominatifs. Quand un cas précis exige une action, l’agent renvoie vers votre logiciel métier au lieu de recopier la donnée.

Peut-il suivre le no-show finement ?+

Oui : par praticien, par jour, par type de consultation et par canal de prise de rendez-vous — de quoi ajuster les rappels et les règles de confirmation là où le no-show se concentre vraiment.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.