Relance d’impayés pour cliniques et cabinets médicaux

Entre les rejets de télétransmission, les parts mutuelle en attente et les soldes patients, un cabinet laisse chaque mois des honoraires dehors sans que personne n’ait le temps de courir après. L’agent suit chaque créance — caisse, mutuelle, patient — et relance avec le ton qui convient à une relation de soin.

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Dans votre quotidien

Reprise des rejets de télétransmission avec le motif identifié, refacturés ou signalés au secrétariat selon le cas.

Relance courtoise des soldes patients — tiers payant refusé, actes non couverts — avec le lien de paiement.

Suivi des parts mutuelles en attente au-delà du délai habituel, organisme par organisme.

Scénario type

Un centre dentaire de 6 praticiens réalise une part importante de prothèse — des plans de traitement avec reste à charge, où le solde patient se perd entre remboursement de caisse et part mutuelle.

01
L’agent établit l’état des lieux : rejets de caisse à retraiter, parts mutuelle en attente au-delà de 30 jours, restes à charge non réglés après la pose.
02
Il attend le bon moment pour relancer le patient — après le remboursement de sa mutuelle, décompte joint — jamais avant, pour éviter la relance injustifiée.
03
Les dossiers où le patient conteste ou évoque une difficulté sortent du circuit automatique et arrivent chez la gestionnaire, contexte complet.

Ce qui change

Les honoraires cessent de s’évaporer dans l’entre-deux caisse-mutuelle-patient, sans qu’aucun patient ne reçoive une relance sèche ou mal datée.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→300 actes facturés par mois
→environ 4 % finissent en rejet ou en solde non réglé, soit une douzaine de dossiers
→20 minutes de traitement manuel par dossier

C’est environ 4 heures de poursuite administrative par mois automatisées — et surtout plus aucun rejet qui expire faute d’avoir été retraité à temps.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Le standard sature de questions pratiques — horaires, documents, préparation — pendant que des patients raccrochent sans rendez-vous.

→

Les no-show laissent des créneaux vides que la liste d’attente aurait remplis, et personne n’a le temps de rappeler.

→

Les rejets de télétransmission et les impayés s’empilent parce que le secrétariat fait déjà deux journées en une.

Comment ça marche

Branchement sur votre facturation

L’agent lit votre outil existant — facturier, compta, ERP — sans migration ni double saisie. Il connaît chaque facture, son échéance et son historique.

Relances écrites, pas des modèles

Chaque relance est rédigée pour ce client-là : ton commercial pour un bon payeur en retard d’une semaine, ferme et documenté au troisième rappel. Vous validez la politique une fois, l’agent l’applique.

Escalade et traçabilité

Dossier sensible, litige, gros montant : l’agent passe la main à un humain avec tout le contexte. Chaque action est journalisée, chaque euro recouvré est attribué.

Résultats types

-30 %

de délai moyen d’encaissement, ordre de grandeur constaté

100 %

des factures en retard relancées, sans exception ni oubli

0 h

de temps humain sur les relances de premier niveau

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Relancer des patients, ce n’est pas délicat pour un cabinet ?+

Si, et c’est pour cela que le ton est validé par vous : un rappel factuel et bienveillant, jamais comminatoire, avec passage en traitement humain dès qu’un patient conteste ou évoque une difficulté. La relation de soin passe avant le recouvrement.

Les relances contiennent-elles des données médicales ?+

Non : l’agent ne manipule que des données administratives et comptables — date, montant, nature administrative de l’acte — jamais le motif de consultation ni un élément du dossier médical.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.