Relance d’impayés pour PMI et industriels
Dans l’industrie, la facture attend souvent la réception, et un litige qualité suffit à geler le paiement de toute une commande. L’agent relance chaque facture avec le bon de livraison et le PV de réception joints, et détecte les retenues liées à une non-conformité ouverte au lieu de relancer à l’aveugle.
Dans votre quotidien
- 01
Relance à l’échéance avec facture, bon de livraison signé et certificat de conformité joints automatiquement.
- 02
Suspension de la relance quand une non-conformité est ouverte sur la commande, avec signalement au service qualité et au commercial.
- 03
Escalade quand l’encours d’un client dépasse le plafond de votre assurance-crédit ou le seuil que vous fixez.
Scénario type
Une entreprise de tôlerie fine de 60 personnes porte 800 k€ d’encours clients, avec une comptable à mi-temps qui relance « quand la paie est bouclée » — c’est-à-dire une semaine par mois.
- 01
Dimanche soir, l’agent passe le facturier au crible et repère une facture d’acompte d’outillage échue depuis douze jours, que personne n’avait notée parce qu’elle ne suit pas le rythme des livraisons.
- 02
Sur le portail fournisseur d’un donneur d’ordre, trois factures dorment au statut « écart de prix » : l’agent les sort de la relance classique et prépare le dossier d’arbitrage pour l’ADV, avec la commande et le tarif en vigueur.
- 03
À J-5 d’une échéance de traite, la LCR n’est toujours pas revenue acceptée : le service comptable du client reçoit un duplicata avec un rappel factuel.
Ce qui change
La relance cesse de dépendre du temps disponible de la comptable, et les blocages de portail se découvrent la semaine même — plus au relevé bancaire du mois suivant.
Ordre de grandeur
Hypothèses de travail
- →800 k€ d’encours clients pour un délai moyen d’encaissement de 60 jours
- →une relance systématique, jour après jour, gagne typiquement 8 à 10 jours de DSO
Soit de l’ordre de 105 à 130 k€ de trésorerie rendue disponible en permanence (800 k€ × 8 à 10/60) — sans embaucher ni affacturer.
Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.
Ce qui mange vos journées
- →
Les ruptures d’approvisionnement se découvrent au lancement de l’OF — et l’ordonnancement se refait à la main dans l’urgence.
- →
La boîte ADV mélange commandes PDF, AR fournisseurs, demandes de délai et réclamations qualité — tout est ressaisi, rien n’est priorisé.
- →
Les grands comptes exigent EDI, portails fournisseurs et indicateurs de taux de service — et c’est votre équipe qui recopie les données d’un système à l’autre.
Comment ça marche
- 1
Branchement sur votre facturation
L’agent lit votre outil existant — facturier, compta, ERP — sans migration ni double saisie. Il connaît chaque facture, son échéance et son historique.
- 2
Relances écrites, pas des modèles
Chaque relance est rédigée pour ce client-là : ton commercial pour un bon payeur en retard d’une semaine, ferme et documenté au troisième rappel. Vous validez la politique une fois, l’agent l’applique.
- 3
Escalade et traçabilité
Dossier sensible, litige, gros montant : l’agent passe la main à un humain avec tout le contexte. Chaque action est journalisée, chaque euro recouvré est attribué.
Résultats types
-30 %
de délai moyen d’encaissement, ordre de grandeur constaté
100 %
des factures en retard relancées, sans exception ni oubli
0 h
de temps humain sur les relances de premier niveau
Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.
Questions fréquentes
Que fait l’agent quand un client bloque le paiement pour un litige qualité ?+
Il détecte le lien entre la facture et la non-conformité ouverte, suspend la séquence de relance et transmet le dossier au service qualité avec l’historique. Relancer un client en litige est le meilleur moyen de l’agacer — l’agent ne le fait jamais.
Nos grands comptes passent par des portails fournisseurs avec autofacturation, ça marche ?+
Oui : les règles de chaque donneur d’ordre — autofacturation, échéances imposées, statuts portail — sont paramétrées à la mise en service. L’agent suit les statuts et ne relance que ce qui doit vraiment l’être, par le canal accepté.
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