Reporting automatisé pour agences immobilières et administrateurs de biens

Mandats rentrés, visites réalisées, offres en cours d’un côté ; encaissements, impayés, vacance locative de l’autre : les chiffres d’une agence vivent entre le logiciel de transaction, la gérance et des tableurs. L’agent livre chaque matin la vue d’ensemble.

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Dans votre quotidien

Brief du matin côté transaction : nouveaux contacts par annonce, visites de la veille, offres en attente de réponse, mandats sans visite depuis deux semaines.

Point de gérance mensuel : taux d’encaissement, impayés en cours par stade de relance, vacance par lot, régularisations de charges à faire.

Suivi des mandats arrivant à échéance — vente et gestion — pour préparer le renouvellement avant que le propriétaire ne se pose la question.

Scénario type

Transaction d’un côté, gérance de l’autre, trois tableurs au milieu : dans cette agence type, la directrice prépare la réunion du lundi le dimanche soir — et pilote avec huit jours de retard.

01
Lundi 7 h, le brief croise les deux activités : contacts par annonce, visites et offres côté transaction ; taux d’encaissement, vacance et relances en cours côté gérance.
02
Un mandat exclusif n’a eu aucune visite depuis douze jours : signalé avec son historique de contacts, avant que le vendeur n’appelle — l’ajustement de prix se discute à froid.
03
Le vendredi, la matière des comptes rendus de gérance du mois est prête : encaissements, interventions, situation par lot — le gestionnaire valide au lieu de compiler.

Ce qui change

La réunion du lundi commence sur les chiffres du matin, pas sur ceux de la semaine passée — et les dimanches soir de la directrice redeviennent des dimanches soir.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→3 heures de consolidation hebdomadaire (tableurs, extractions, préparation de réunion)
→47 semaines par an

De l’ordre de 140 heures de direction par an rendues au commercial et au management — auxquelles s’ajoute ce qu’aucun tableur ne donnait : les signaux croisés entre transaction et gérance, comme le bailleur satisfait à qui proposer une vente. Estimation.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les contacts SeLoger et Leboncoin arrivent le soir et le week-end ; le temps de rappeler, le prospect a déjà visité ailleurs.

→

Les loyers impayés glissent parce que la relance est désagréable, chronophage et encadrée — alors on la remet à demain.

→

La boîte de l’agence mélange locataires, propriétaires, artisans et prospects — et les vrais problèmes se découvrent en retard.

Comment ça marche

Connexion à vos sources

Compta, CRM, banque, e-commerce, tableurs : l’agent lit vos outils existants, en lecture seule. Vos chiffres restent chez vous.

Mise en perspective automatique

Un chiffre seul ne dit rien. L’agent compare à la veille, à la même période l’an dernier, à votre objectif — et qualifie l’écart : normal, à surveiller, à traiter.

Brief là où vous lisez

Email, WhatsApp, Slack : le brief arrive chaque matin où vous le lisez vraiment. Trois lignes si tout va bien, un développement si quelque chose dérive.

Résultats types

2 min

pour lire le brief du matin, vue d’ensemble comprise

1 j → 0

de temps humain par cycle de reporting

J-30 → J-1

détection d’une dérive : au fil de l’eau, plus à la clôture

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Peut-il produire aussi les comptes rendus destinés aux propriétaires ?+

Il en prépare la matière : encaissements, dépenses, interventions, situation du lot — mis en forme et prêts à valider par le gestionnaire. La validation humaine reste la règle pour tout document qui part chez un propriétaire.

Transaction et gérance utilisent des logiciels différents, c’est un problème ?+

Non, c’est la configuration la plus courante : l’agent lit les deux et c’est justement lui qui fait la synthèse que personne n’a le temps de faire — y compris les signaux croisés, comme un propriétaire bailleur dont le mandat de gestion vit bien et qui pourrait confier une vente.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.