Vigie opérations pour agences immobilières et administrateurs de biens

Dans un portefeuille de gérance, les incidents mûrissent en silence : un loyer non encaissé au 5, un diagnostic qui expire, un préavis qui déclenche une relocation à préparer. La vigie surveille le portefeuille en continu et signale ce qui demande une action cette semaine.

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Dans votre quotidien

Alerte sur les loyers non encaissés à la date que vous fixez, avant même le déclenchement de la séquence de relance.

Surveillance des diagnostics arrivant à expiration — DPE, électricité, gaz — lot par lot, avec le délai pour les renouveler avant relocation.

Signalement des préavis reçus avec la liste des actions à lancer : état des lieux de sortie, remise en location, révision du loyer dans les règles applicables.

Scénario type

Six cents lots, trois gestionnaires, et des incidents qui mûrissent entre les modules du logiciel : dans ce cabinet type, ce qui n’est pas dans la revue mensuelle n’existe pas — jusqu’au jour où ça existe très fort.

01
Lundi, la vigie croise un préavis reçu avec un DPE expiré sur le même lot : impossible de relouer sans renouveler le diagnostic — le gestionnaire a six semaines pour le commander au lieu de le découvrir à l’état des lieux.
02
Elle repère un immeuble sans régularisation de charges depuis dix-huit mois et le signale avant que les délais ne compliquent la récupération.
03
Trois lots vides depuis deux mois dans la même résidence : l’écart à la vacance normale du portefeuille déclenche une alerte — problème de prix, d’état ou de photos, mais problème.

Ce qui change

Les incidents se traitent quand ils naissent, pas quand ils explosent ; la revue mensuelle devient une confirmation plutôt qu’une séance de découvertes.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→600 lots surveillés quotidiennement
→revue humaine mensuelle comme seul filet auparavant

Des dérives détectées en un jour au lieu d’attendre la prochaine revue — jusqu’à trois semaines d’avance sur chaque dossier qui glisse, qu’il s’agisse d’un loyer, d’un diagnostic ou d’une vacance anormale. Estimation structurelle : l’écart vient du rythme de surveillance, pas d’une hypothèse de volume.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les contacts SeLoger et Leboncoin arrivent le soir et le week-end ; le temps de rappeler, le prospect a déjà visité ailleurs.

→

Les loyers impayés glissent parce que la relance est désagréable, chronophage et encadrée — alors on la remet à demain.

→

La boîte de l’agence mélange locataires, propriétaires, artisans et prospects — et les vrais problèmes se découvrent en retard.

Comment ça marche

Surveillance continue de vos flux

Stocks, commandes, livraisons, paiements, files d’attente, systèmes : la vigie lit vos outils en continu et apprend le comportement normal de chaque flux.

Signal, pas bruit

Une variation saisonnière n’est pas une anomalie. La vigie qualifie chaque écart — normal, à surveiller, incident — et n’alerte que quand une action est utile. C’est ce tri qui maintient la confiance dans les alertes.

Alerte à la bonne personne, avec le contexte

L’alerte arrive chez la personne qui peut agir, avec le diagnostic : quoi, depuis quand, quelle ampleur, et les premières pistes. L’escalade est automatique si personne n’accuse réception.

Résultats types

4 min

entre l’anomalie et l’alerte, constaté en production

24/7

de surveillance, nuits et week-ends compris

÷10

sur le volume d’alertes grâce au tri signal/bruit

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Notre logiciel de gérance a déjà des alertes, quelle différence ?+

Vos alertes sonnent chacune dans leur module, sur des seuils fixes, et finissent ignorées. La vigie croise les signaux — un impayé chez un locataire dont le bail se renouvelle, un diagnostic expiré sur un lot en préavis — et hiérarchise ce qui demande une action cette semaine.

Peut-elle surveiller aussi le côté transaction ?+

Oui : mandats sans visite depuis un seuil que vous fixez, exclusivités approchant de leur terme, offres sans réponse, dossiers de financement en attente chez le notaire. Tout ce qui dort trop longtemps finit par coûter un mandat.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.