Portail client pour hôtels et restaurants

Vos clients groupes, entreprises et organisateurs d’événements appellent pour la même chose : la rooming list, le devis mis à jour, la facture. Le portail leur donne un accès direct à leur dossier — et seulement au leur — pendant que la réception s’occupe des clients présents.

Obtenir mon diagnostic gratuit

Dans votre quotidien

Suivi des réservations et rooming lists par les entreprises et agences, mis à jour en direct.

Devis, contrats de groupe et factures téléchargeables, validation des menus et des déroulés en ligne.

Dépôt des demandes spécifiques — allergies, accès, horaires — rattachées au dossier de l’événement.

Scénario type

Un hôtel de séminaires accueille une trentaine d’événements d’entreprise par an — et chaque dossier, c’est des dizaines d’allers-retours d’emails entre la commerciale groupes et l’assistante du client.

01
L’assistante de l’entreprise cliente met à jour elle-même sa rooming list jusqu’à J-3 ; le PMS suit, sans ressaisie côté hôtel.
02
Le déroulé de la journée d’étude — horaires, salles, pauses — se valide en ligne, chaque version datée et tracée.
03
Après l’événement, la facture et le récapitulatif des prestations attendent en ligne le service comptable du client.

Ce qui change

La commerciale groupes passe son temps à vendre les dates creuses plutôt qu’à retaper des rooming lists, et les litiges de facturation s’éteignent — tout est tracé.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→30 événements par an
→environ 40 échanges d’emails par dossier, dont la moitié porte sur rooming, déroulé et documents

De l’ordre de 600 emails par an évités sur les dossiers groupes — et plus jamais une version de rooming list perdue entre deux boîtes.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Les demandes de réservation arrivent pendant le service — le temps de répondre, le client a réservé ailleurs, souvent via une OTA qui prend sa commission.

→

Les avis clients s’accumulent sans réponse, et un avis négatif ignoré travaille contre vous pendant des mois.

→

Les no-show et les factures groupes impayées se règlent « quand on aura le temps » — c’est-à-dire jamais en saison.

Comment ça marche

Branché sur vos outils, pas une double saisie

Le portail lit en direct votre outil de gestion de projet, votre CRM, votre facturation. Votre équipe travaille comme avant ; le client voit sa tranche, toujours à jour.

Validation intégrée

Le client approuve ses livrables directement dans le portail — un fil d’emails entier disparaît à chaque cycle de révision. Chaque validation est datée et tracée.

Accès cloisonné par construction

Chaque compte client n’accède qu’à ses projets et ses documents — jamais ceux du voisin. Droits minimaux, chaque consultation journalisée : conforme par conception, pas par rustine.

Résultats types

-80 %

d’emails « où en est mon dossier ? », ordre de grandeur

24/7

le client consulte seul, quand ça l’arrange

4-6 sem.

pour une première version utile en production

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

C’est utile pour un restaurant indépendant, pas seulement un hôtel ?+

Oui, dès qu’il y a des groupes et des privatisations : menus à valider, effectifs qui bougent, acomptes à suivre. Le portail remplace les fils d’emails où ces informations se perdent entre le devis et le jour J.

Une agence peut-elle voir les dossiers d’une autre ?+

Jamais : chaque compte n’accède qu’à ses réservations et documents, et chaque consultation est journalisée. Le cloisonnement est construit dès la conception, pas ajouté après.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.