Portail client pour structures de services à la personne

Les enfants de vos bénéficiaires vivent souvent loin et veulent savoir que quelqu’un est bien passé voir maman — sans appeler l’agence à chaque doute. Le portail expose à chaque famille les passages réalisés, les factures et les attestations, et rien d’autre.

Obtenir mon diagnostic gratuit

Dans votre quotidien

Consultation par la famille des passages réalisés, alimentée par les pointages télégestion, avec l’intervenant et la durée.

Téléchargement des factures, échéanciers et attestations fiscales sans solliciter l’agence.

Demande de modification de planning déposée dans le portail, tracée et routée vers le responsable de secteur.

Scénario type

Quatre cents familles, dont un tiers des référents vit à plus de cent kilomètres : l’agence finit ses journées au téléphone, à rassurer.

01
Trois enfants, trois accès nominatifs au même dossier : la fratrie se répartit factures et suivi sans se transférer les pièces — ni se contredire au téléphone.
02
Après un rejet de prélèvement, l’échéancier du reste à charge se règle en ligne ; la régularisation ne transite plus par un chèque posté.
03
Avant la révision annuelle du plan d’aide, la famille parcourt l’historique des passages et arrive au rendez-vous avec les bonnes questions.

Ce qui change

Les familles éloignées cessent d’appeler « pour savoir ». Le téléphone de l’agence redevient ce qu’il doit être : le canal de l’inquiétude, du changement, du lien.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→environ 35 appels par jour de type vérification ou document sur le réseau
→4 minutes chacun, sans compter les rappels manqués

Plus de 2 heures d’accueil par jour déplacées vers le portail — une douzaine d’heures par semaine, et des fins de journée qui ne se terminent plus au standard.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Un arrêt maladie à 7 h du matin déclenche une cascade de remplacements que les responsables de secteur gèrent au téléphone, en urgence, tous les jours.

→

Entre l’avance immédiate URSSAF, les prises en charge APA et le reste à charge des familles, la facturation se réconcilie à la main — et les impayés se voient trop tard.

→

Le pointage télégestion manquant se découvre le lendemain — parfois après que la famille a appelé pour signaler que personne n’est venu.

Comment ça marche

Branché sur vos outils, pas une double saisie

Le portail lit en direct votre outil de gestion de projet, votre CRM, votre facturation. Votre équipe travaille comme avant ; le client voit sa tranche, toujours à jour.

Validation intégrée

Le client approuve ses livrables directement dans le portail — un fil d’emails entier disparaît à chaque cycle de révision. Chaque validation est datée et tracée.

Accès cloisonné par construction

Chaque compte client n’accède qu’à ses projets et ses documents — jamais ceux du voisin. Droits minimaux, chaque consultation journalisée : conforme par conception, pas par rustine.

Résultats types

-80 %

d’emails « où en est mon dossier ? », ordre de grandeur

24/7

le client consulte seul, quand ça l’arrange

4-6 sem.

pour une première version utile en production

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

Une famille peut-elle voir les informations d’un autre bénéficiaire ?+

Jamais : chaque compte est cloisonné dès la conception — une famille ne voit que le dossier de son proche, et chaque consultation est journalisée. Les accès des aidants sont nominatifs.

Nos bénéficiaires ne sont pas à l’aise avec le numérique, est-ce un problème ?+

Le portail s’adresse d’abord aux aidants familiaux, très demandeurs. Le bénéficiaire lui-même continue de fonctionner par téléphone avec l’agence — rien ne lui est imposé.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.