Support client IA pour organismes de formation et CFA

Apprenants et entreprises posent sans cesse les mêmes questions : où est ma convocation, comment mobiliser mon CPF, quand arrive mon attestation. L’agent y répond seul à partir de vos dossiers de session, et transmet à votre équipe les situations pédagogiques ou de financement sensibles.

Obtenir mon diagnostic gratuit

Dans votre quotidien

Réponse immédiate sur les convocations, l’accès à la plateforme, les dates et lieux de session — sans mobiliser l’équipe administrative.

Accompagnement des stagiaires dans les démarches CPF : éligibilité, inscription sur Mon Compte Formation, délai de rétractation.

Renvoi des attestations et certificats de réalisation sur demande, au bon format.

Scénario type

Un organisme qui forme 2 500 stagiaires par an et dont le standard sature à chaque rentrée de session : convocations égarées, accès plateforme, attestations réclamées des mois plus tard.

01
La semaine précédant une rentrée, la vague de « je n’ai pas reçu ma convocation » est absorbée en direct : l’agent vérifie le dossier, renvoie le document, corrige l’adresse erronée.
02
Un ancien stagiaire réclame son attestation de novembre pour un dossier de VAE : retrouvée dans l’outil de gestion et envoyée dans les cinq minutes, six mois après la session.
03
Une question de reste à charge CPF glisse vers du conseil financier : l’agent s’arrête là et transmet au conseiller, dossier et historique de l’échange joints.

Ce qui change

Les rentrées ne paralysent plus l’équipe administrative, et les stagiaires obtiennent leurs documents au moment où ils en ont besoin — pas au retour de congés de l’assistante.

Ordre de grandeur

Hypothèses de travail

→environ 400 demandes par mois en période de rentrée
→70 % portent sur convocations, accès et attestations
→5 minutes de traitement moyen par demande

Autour de 280 demandes absorbées par mois de rentrée, soit une vingtaine d’heures rendues à l’équipe au moment précis où elle en manque le plus.

Estimation indicative, construite sur des hypothèses sectorielles moyennes — elle se recalibre sur vos volumes réels lors du cadrage.

Ce qui mange vos journées

→

Chaque session génère sa paperasse — convocations, émargements, certificats de réalisation — et un justificatif manquant suffit à bloquer un paiement OPCO.

→

Les financements arrivent tard : subrogation OPCO, solde CPF via la Caisse des Dépôts, entreprises qui attendent le certificat — et la relance passe après la production pédagogique.

→

Le BPF et l’audit de surveillance Qualiopi se préparent dans l’urgence, en reconstituant des preuves qui auraient dû être rangées toute l’année.

Comment ça marche

L’agent apprend votre métier

Il est alimenté par vos vraies sources : FAQ, documentation, historique de tickets, règles métier. Il ne répond que ce qu’il peut sourcer — pas d’improvisation.

Résolution autonome encadrée

Les demandes récurrentes — suivi, factures, procédures — sont résolues de bout en bout. Tout ce qui sort du cadre part en file humaine avec un brouillon de réponse déjà rédigé et sourcé.

Supervision et amélioration continue

Chaque conversation est relue par nos ingénieurs les premières semaines. Le taux de résolution autonome monte à mesure que l’agent gagne en fiabilité — jamais l’inverse.

Résultats types

60 %

des tickets résolus sans intervention humaine, constaté en production

3 min

de première réponse, 24 h/24 et 7 j/7

×3

de capacité de traitement pour la même équipe

Ordres de grandeur constatés en production ; votre diagnostic fixe votre point de départ et vos objectifs.

Questions fréquentes

L’agent peut-il répondre sur le financement d’un dossier précis ?+

Il répond sur le factuel — statut du dossier, pièce attendue, étape suivante — à partir de vos outils. Dès qu’il s’agit de négocier ou d’arbitrer un financement, il transmet à votre équipe avec le dossier complet.

Nos apprenants ne sont pas tous à l’aise avec le numérique — l’agent s’adapte-t-il ?+

Il répond simplement, sans jargon, y compris par email si le stagiaire préfère écrire. Et une demande confuse ou inquiète part chez un humain plutôt que de tourner en boucle.

C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.