Organismes de formation

L’IA qui tient l’administratif pendant que vous formez

Un organisme de formation vit sous double contrainte : former d’un côté, prouver de l’autre — émargements, certificats de réalisation, BPF, audits Qualiopi. Nos agents relancent les financeurs, trient la boîte contact, surveillent les dossiers EDOF et tiennent les compteurs que les auditeurs demanderont. Branchés sur votre outil de gestion existant, en production en un mois.

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Ce qui mange vos journées

Chaque session génère sa paperasse — convocations, émargements, certificats de réalisation — et un justificatif manquant suffit à bloquer un paiement OPCO.

Les financements arrivent tard : subrogation OPCO, solde CPF via la Caisse des Dépôts, entreprises qui attendent le certificat — et la relance passe après la production pédagogique.

Le BPF et l’audit de surveillance Qualiopi se préparent dans l’urgence, en reconstituant des preuves qui auraient dû être rangées toute l’année.

Ce que nos agents font dans votre métier

Relance d’impayés

Un organisme de formation est payé tard et par des payeurs multiples : OPCO en subrogation, Caisse des Dépôts pour le CPF, entreprises qui attendent le certificat de réalisation. L’agent suit chaque dossier de financement selon ses règles propres et relance avec les pièces exigées déjà jointes.

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Support client IA

Apprenants et entreprises posent sans cesse les mêmes questions : où est ma convocation, comment mobiliser mon CPF, quand arrive mon attestation. L’agent y répond seul à partir de vos dossiers de session, et transmet à votre équipe les situations pédagogiques ou de financement sensibles.

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Commercial WhatsApp

Un prospect qui compare des formations contacte trois organismes et s’inscrit chez celui qui répond le premier — souvent le soir, après sa journée de travail. L’agent qualifie le projet, identifie le financement mobilisable et livre à votre équipe des candidats prêts à s’inscrire.

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Veille réglementaire

Référentiel Qualiopi, conditions EDOF, niveaux de prise en charge, certifications RNCP à renouveler : la formation professionnelle change de règles presque chaque trimestre. L’agent surveille France Compétences, la Caisse des Dépôts et les textes officiels, et traduit chaque changement pour votre organisme.

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Reporting automatisé

Taux de remplissage des sessions, assiduité, encours par financeur, chiffre d’affaires par dispositif : les données existent dans votre outil de gestion, mais le BPF se prépare toujours dans la douleur. L’agent tient les compteurs à jour toute l’année.

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Tri d’emails

La boîte contact d’un organisme reçoit tout en vrac : candidats, stagiaires en cours, OPCO qui réclament une pièce, réclamations, auditeurs. L’agent trie, répond au récurrent et route le reste — une pièce demandée par un financeur ne reste jamais dix jours sans réponse.

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Vigie opérations

Un émargement manquant, une session qui démarre sous le seuil de rentabilité, un dossier EDOF non déclaré dans les temps : dans la formation, les incidents sont administratifs et silencieux — jusqu’au paiement bloqué ou à l’audit. La vigie surveille vos sessions et vos dossiers en continu.

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Portail client

Vos entreprises clientes veulent suivre les formations de leurs salariés sans vous appeler : inscriptions, présences, attestations, factures. Le portail expose à chaque client sa tranche de vos dossiers — et les auditeurs apprécient des preuves aussi bien rangées.

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C’est ce problème qui mange le temps de vos équipes ?

Racontez-nous comment vous travaillez aujourd’hui — un appel de 30 minutes, puis un diagnostic écrit gratuit de ce que cet agent changerait chez vous, chiffres à l’appui.

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